Hồ sơ và sổ sách sau khi giải thể lưu bao lâu, ai giữ

Anh chị đã nhận kết quả đã giải thể, và trong phòng còn mấy thùng giấy cùng một ổ cứng. Câu hỏi rất cụ thể: giữ cái gì, giữ bao lâu, cất ở đâu, và nếu sau này có ai hỏi thì ai là người phải trả lời.

Bài này trả lời theo đúng thứ tự đó, bằng điều luật, không bằng kinh nghiệm chung.

Ba mức thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Ba mức, quy định tại Điều 41 khoản 5 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, và thời hạn không đổi vì doanh nghiệp đã giải thể.

Cách phân biệt hai mức đầu nằm ở một chữ: trực tiếp. Chứng từ có được dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính hay không. Dùng trực tiếp thì 10 năm, không dùng trực tiếp thì 05 năm.

Điều 41 khoản 3 Luật Kế toán 2015 còn một mốc nữa, ở phía trước: tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Đây là mốc của việc đưa vào lưu trữ, khác với thời hạn giữ.

Từng mức gồm những tài liệu cụ thể nào?

Nghị định 174/2016/NĐ-CP chia rõ ba nhóm, và đây là phần cần đọc khi thực sự ngồi tách thùng giấy.

Nhóm 05 năm, theo Điều 12: chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, ví dụ phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của phòng kế toán; cùng với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành.

Nhóm 10 năm, theo Điều 13: chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính; sổ kế toán; báo cáo tài chính; báo cáo tự kiểm tra kế toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ; tài liệu về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và kiểm kê; quyết toán dự án nhóm B và nhóm C; tài liệu liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình; hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra; và các tài liệu khác không thuộc Điều 12 và Điều 14.

Nhóm vĩnh viễn, theo Điều 14: với doanh nghiệp, là tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng, do người đứng đầu đơn vị quyết định.

Hai điều đáng lưu ý ở nhóm 10 năm. Thứ nhất, cụm “các tài liệu khác không thuộc Điều 12 và Điều 14” biến 10 năm thành mức mặc định: tài liệu nào không rõ thuộc nhóm nào thì thuộc nhóm này. Thứ hai, hồ sơ kiểm tra thuế của các năm trước cũng nằm ở nhóm 10 năm, và đó thường là bộ tài liệu có ích nhất nếu về sau có câu hỏi về một kỳ cũ.

Công ty không còn thì ai giữ

Người đại diện theo pháp luật, hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Đây là điều luật ít được dẫn nhất trong cả nhóm chủ đề này.

Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định, hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động.

Đi kèm là Điều 41 khoản 4 Luật Kế toán số 88/2015/QH13: người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

Ghép hai điều luật này lại được ba kết luận cho tình huống thật:

Điểm thực tế: người đại diện theo pháp luật ở đây là người cuối cùng giữ vị trí đó trước khi doanh nghiệp kết thúc. Người đó có thể đã chuyển việc, chuyển tỉnh, hoặc không còn liên lạc với các thành viên khác. Vì vậy việc ghi lại nơi lưu và người giữ nên làm ngay tại thời điểm nộp hồ sơ giải thể, khi mọi người còn cùng bàn.

Cách làm gọn nhất là một trang giấy: danh mục tài liệu theo ba nhóm thời hạn, địa chỉ nơi lưu, tên người giữ, và ngày lập. Trang giấy đó chính là phần “quyết định” mà Điều 11 nói tới, và nó rẻ hơn mọi phương án khác.

Vì sao mốc 10 năm là mốc đáng nhớ nhất?

Vì mốc truy thu tiền thuế cũng là mười năm, và hai mốc này khớp nhau không phải tình cờ.

Điều 8 khoản 6 điểm a Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định quá thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế thì người nộp thuế không bị xử phạt, nhưng vẫn phải nộp đủ tiền thuế truy thu, gồm số tiền thuế thiếu, số tiền thuế trốn, số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn cao hơn quy định và tiền chậm nộp tiền thuế, vào ngân sách nhà nước trong thời hạn mười năm trở về trước, kể từ ngày phát hiện hành vi vi phạm.

Trong khi đó Điều 8 Nghị định 125/2020 quy định thời hiệu xử phạt là 02 năm với vi phạm thủ tục thuế và vi phạm về hóa đơn, 05 năm với hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp và hành vi trốn thuế chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

Nghĩa là hai mốc 02 năm và 05 năm chỉ cắt phần tiền phạt. Phần tiền thuế và tiền chậm nộp thì tính lùi mười năm. Và thứ duy nhất chứng minh được một khoản của kỳ cũ là đúng chính là bộ chứng từ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm của kỳ đó, tức là đúng nhóm 10 năm ở Điều 13 Nghị định 174/2016.

Có một nhóm thông tin nữa cùng mốc 05 năm nhưng không thuộc Luật Kế toán. Luật số 76/2025/QH15, hiệu lực từ 01/7/2025, bổ sung các Điều 215 đến Điều 217 Luật Doanh nghiệp 2020 về việc lưu giữ thông tin chủ sở hữu hưởng lợi ít nhất 05 năm. Nhóm tài liệu này nên cất cùng bộ hồ sơ pháp lý, không cất lẫn vào thùng chứng từ kế toán.

Nói thẳng về giới hạn của việc lưu trữ: giữ đủ giấy không làm giảm số thuế đúng phải nộp. Nó chỉ giúp anh chị chứng minh được phần mình đã làm đúng, thay vì bị tính theo cách bất lợi vì không còn gì để đối chiếu.

Khi nào KHÔNG nên thuê người làm phần lưu trữ?

Không cần làm gì thêm khi ba việc sau đã xong: tài liệu đã tách theo ba nhóm thời hạn, có một bản mục lục ghi rõ nơi lưu và người giữ, và bản mục lục đó đã được gửi cho các thành viên hoặc cổ đông cũ. Phần còn lại chỉ là để yên trong tủ và không tự tiêu hủy sớm.

Không cần thuê dịch vụ cho phần này trong phần lớn trường hợp. Với một công ty nhỏ hoạt động vài năm, khối lượng tài liệu thường vừa một tủ, và việc tách nhóm không cần chuyên môn đặc biệt. Trả tiền để người khác tách thùng giấy là trả tiền cho phần dễ nhất của cả quá trình.

Nên nhờ chuyên môn trong ba tình huống. Thứ nhất, tài liệu đã mất một phần và anh chị cần biết phần mất thuộc nhóm nào để đánh giá rủi ro khi có câu hỏi về kỳ cũ. Thứ hai, hồ sơ có phần chứng từ điện tử nằm rải trên phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử, cần xuất và lưu đúng cách trước khi hết quyền truy cập phần mềm. Thứ ba, doanh nghiệp từng qua chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình, vì nhóm tài liệu đó thuộc mức 10 năm theo Điều 13 Nghị định 174/2016 và thường bị lẫn với hồ sơ pháp lý.

Một điều nên tránh: tiêu hủy sớm cho gọn nhà. Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ cũng là tài liệu thuộc nhóm 10 năm theo Điều 13, nghĩa là bản thân việc tiêu hủy cũng phải để lại dấu.

Câu hỏi thường gặp

Việc nên chốt trong tuần này

Hai việc, làm xong thì phần lưu trữ coi như đã ổn trong nhiều năm.

Việc thứ nhất là lập bản mục lục một trang: ba nhóm tài liệu theo ba mức thời hạn, địa chỉ nơi lưu, tên người giữ, ngày lập, ký của người đại diện theo pháp luật cuối cùng. Kèm theo đó là xuất và lưu bản điện tử của phần chứng từ nằm trên phần mềm kế toán và hệ thống hóa đơn điện tử, trước khi quyền truy cập các phần mềm đó hết hạn.

Việc thứ hai dành cho anh chị còn đang chạy một công ty khác hoặc sắp mở công ty mới: đưa phần kế toán và thuế vào một gói định kỳ ngay từ kỳ đầu, để bộ chứng từ được xếp theo đúng ba nhóm này từ lúc phát sinh, thay vì phải tách lại vào lúc đóng.

Anh chị cần rà lại danh mục tài liệu đang có, hoặc muốn nhận báo phí gói kế toán thuế định kỳ, thì gửi thông tin qua trang liên hệ trên website. Pháp Tín xem danh mục và nói rõ nhóm nào phải giữ bao lâu, nhóm nào được phép tiêu hủy và tiêu hủy thì cần để lại biên bản gì.