Chấm dứt hoạt động chi nhánh và địa điểm kinh doanh: những việc dễ bỏ sót

Anh chị đã trả mặt bằng chi nhánh, đã chuyển hết người về trụ sở chính, và trong đầu việc đó coi như xong. Rồi tới lúc làm hồ sơ giải thể công ty mẹ thì hệ thống báo còn đơn vị phụ thuộc chưa chấm dứt.

Bài này đi theo thứ tự việc, vì cái bỏ sót ở nhóm thủ tục này luôn là một bước bị đảo chỗ, chứ không phải một tờ giấy thiếu.

Thứ tự việc phải làm, từ trên xuống dưới

Thứ tự dưới đây quyết định hồ sơ đi được hay phải làm lại. Làm ngược là mất thời gian đúng bằng một lượt nộp.

Bước 2 và bước 8 là hai bước hay bị nhảy qua, và cả hai đều nằm ở đầu và cuối chuỗi, tức là bỏ sót thì phải quay lại từ xa.

Chỗ bỏ sót thứ nhất: địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh

Địa điểm kinh doanh phải chấm dứt trước chi nhánh mà nó trực thuộc. Không có cách làm song song.

Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp phải chấm dứt hoạt động tất cả địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh trước khi chấm dứt hoạt động chi nhánh. Nghĩa là một địa điểm kinh doanh mở dưới chi nhánh, đã trả mặt bằng từ hai năm trước nhưng chưa làm thông báo, sẽ chặn hồ sơ chấm dứt chi nhánh.

Ba lý do khiến chỗ này bị bỏ sót thường xuyên:

Thứ nhất, địa điểm kinh doanh không có mã số thuế riêng theo cách người ta hình dung về một pháp nhân, nên trong đầu chủ doanh nghiệp nó chỉ là một địa chỉ. Trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp thì nó là một đơn vị có trạng thái riêng.

Thứ hai, việc mở địa điểm kinh doanh vốn nhanh và nhẹ, nên nhiều doanh nghiệp mở vài cái trong một năm rồi không nhớ hết. Bước 1 trong bảng trên tồn tại chính vì lý do này.

Thứ ba, địa điểm kinh doanh có thể trực thuộc trụ sở chính hoặc trực thuộc chi nhánh. Chỉ nhóm trực thuộc chi nhánh mới bị ràng buộc thứ tự với chi nhánh đó, và người làm hồ sơ hay nhớ sai nhóm.

Bù lại, thủ tục cho địa điểm kinh doanh là thủ tục nhẹ nhất trong nhóm này. Điều 66 Nghị định 168/2025 quy định thời hạn xử lý của Cơ quan đăng ký kinh doanh với địa điểm kinh doanh là 03 ngày làm việc, so với 05 ngày làm việc của chi nhánh và văn phòng đại diện.

Chỗ bỏ sót thứ hai: người lao động của chi nhánh

Đây là nghĩa vụ ghi trong luật, không phải việc tùy tâm, và nó thuộc về doanh nghiệp chứ không thuộc về chi nhánh.

Điều 213 khoản 3 và khoản 4 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp có chi nhánh đã chấm dứt hoạt động phải thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ gồm cả nợ thuế của chi nhánh, và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại chi nhánh theo quy định của pháp luật.

Câu này có ba phần và cả ba đều chuyển sang công ty mẹ:

Dòng thứ ba là dòng đắt nhất. Nếu sau đó doanh nghiệp đi tới bước giải thể, thì nợ lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi khác của người lao động thuộc nhóm được thanh toán trước tiên theo Điều 208 khoản 5 điểm a Luật Doanh nghiệp 2020, trước cả nợ thuế.

Một trường hợp thường gặp: chi nhánh đóng, người lao động được chuyển về trụ sở chính bằng lời nói mà không có phụ lục hợp đồng, phần trợ cấp và phần bảo hiểm không được chốt lại. Hồ sơ chấm dứt chi nhánh vẫn đi được, nhưng khoản chưa chốt đó nằm lại và hiện ra ở bước giải thể.

Muốn biết chi nhánh và các địa điểm kinh doanh của công ty mình đang ở trạng thái nào và còn nợ những gì thì gửi thông tin qua trang liên hệ trên website. Pháp Tín tra danh sách đơn vị phụ thuộc và trạng thái từng đơn vị trước, rồi mới báo phạm vi công việc kèm.

Thời hạn từng bước và mốc 180 ngày

Sáu mốc thời gian trong nhóm thủ tục này, và mốc quan trọng nhất là mốc dài nhất.

Mốc 180 ngày hay bị hiểu thành một cách thoát. Cách nghĩ là để đó rồi hệ thống tự chuyển trạng thái, khỏi làm hồ sơ.

Nó không phải cách thoát, vì hai lý do. Trạng thái trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp chuyển sang đã chấm dứt hoạt động không xóa nghĩa vụ thuế của chi nhánh, và Điều 14 khoản 1 Thông tư 90/2026/TT-BTC vẫn yêu cầu toàn bộ đơn vị phụ thuộc hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế trước khi đơn vị chủ quản chấm dứt. Bên cạnh đó, các nghĩa vụ tại Điều 213 khoản 3, khoản 4 Luật Doanh nghiệp 2020 về hợp đồng, nợ và người lao động không đổi theo trạng thái hệ thống.

Nói gọn: 180 ngày dọn được dòng trạng thái, không dọn được nghĩa vụ.

Ai chịu trách nhiệm về tính trung thực của hồ sơ?

Hai người, cùng lúc, và đây là điểm ít ai đọc tới.

Điều 213 khoản 2 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động.

Điểm đáng lưu ý về mặt thực tế: người đứng đầu chi nhánh thường là người đã nghỉ, đã chuyển việc, hoặc ở tỉnh khác. Trách nhiệm liên đới của người đó không mất đi vì họ đã nghỉ. Ngược lại, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cũng không chuyển được phần trách nhiệm này sang cho người đứng đầu chi nhánh bằng lý do “chi nhánh tự làm hồ sơ”.

Điều 213 khoản 1 Luật Doanh nghiệp 2020, đã được sửa bởi Luật số 76/2025/QH15 hiệu lực từ 01/7/2025, quy định chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khoản 4 giao Chính phủ quy định chi tiết, và phần chi tiết đó là Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Khi nào KHÔNG nên thuê làm phần này?

Nên tự làm khi công ty còn giữ được người làm hồ sơ, chi nhánh không có nợ thuế, không còn người lao động chưa chốt quyền lợi, và số đơn vị cần chấm dứt ít. Hồ sơ chấm dứt địa điểm kinh doanh là hồ sơ nhẹ nhất trong nhóm, thời hạn xử lý 03 ngày làm việc, và trả tiền cho việc này là trả tiền cho phần dễ.

Không nên tự làm ở bốn tình huống. Thứ nhất, chi nhánh có nợ thuế hoặc có kỳ tờ khai riêng còn thiếu, vì bước thuế đứng trước bước đăng ký kinh doanh và làm sai thứ tự thì phải nộp lại. Thứ hai, không dựng được danh sách đầy đủ đơn vị phụ thuộc, vì thiếu một đơn vị là thiếu một lượt. Thứ ba, còn người lao động của chi nhánh chưa chốt trợ cấp và bảo hiểm, vì phần này thuộc nhóm thanh toán thứ nhất khi giải thể. Thứ tư, việc chấm dứt chi nhánh nằm trong kế hoạch giải thể công ty mẹ, vì lúc đó thứ tự hai việc quyết định tổng thời gian.

Còn một tình huống nên dừng lại: khi chi nhánh còn hợp đồng đang thực hiện với khách. Chấm dứt chi nhánh không chấm dứt hợp đồng, mà chuyển việc thực hiện hợp đồng sang doanh nghiệp theo Điều 213 khoản 3. Nên xử lý hợp đồng trước, rồi mới ra quyết định chấm dứt.

Câu hỏi thường gặp

Gọi để lấy danh sách đơn vị phụ thuộc và trạng thái từng đơn vị

Việc đầu tiên không phải nộp hồ sơ, mà là có đúng danh sách: bao nhiêu chi nhánh, bao nhiêu văn phòng đại diện, bao nhiêu địa điểm kinh doanh, đơn vị nào trực thuộc chi nhánh nào, và đơn vị nào còn nợ thuế.

Anh chị gửi thông tin qua trang liên hệ trên website. Pháp Tín tra danh sách và trạng thái từng đơn vị trước, xác định phần nào thuộc bước thuế và phần nào thuộc bước đăng ký kinh doanh, rồi báo phạm vi công việc kèm.

Nếu danh sách cho thấy phần việc còn lại đơn giản và công ty còn người làm được, Pháp Tín nói thẳng là nên tự làm phần đó. Bước tra danh sách không tính phí.