Chi phí không có hóa đơn: xử lý thế nào cho hợp lệ

Một tình huống thường gặp: doanh nghiệp có một tập khoản chi hoàn toàn có thật, tiền đã ra khỏi tài khoản hoặc két, việc đã làm xong, nhưng chứng từ chỉ là giấy viết tay hoặc không có gì.

Bài này viết thẳng, gồm cả phần Pháp Tín không làm được. Trước hết là điều kiện theo luật đang có hiệu lực, sau đó là hệ quả tính ra tiền khi khoản chi bị loại, cuối cùng là cách phòng từ đầu bằng quy trình chi.

Điều kiện để một khoản chi được trừ

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/10/2025 và áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Điều 9 khoản 1 nêu ba nhóm điều kiện, và cả ba phải cùng có.

Ngưỡng tiền của điều kiện thứ ba là 05 triệu đồng. Điều 9 khoản 1 điểm c Nghị định 320/2025/NĐ-CP, ban hành và có hiệu lực ngày 15/12/2025, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, quy định khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Nghị định này kèm quy tắc gộp nhiều lần trong ngày với cùng một người bán, quy tắc nhân viên mua hộ và quy tắc khi chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí.

Anh chị lưu ý mốc này, vì phần lớn bài viết dạng “các khoản chi không được trừ” đang lưu hành vẫn dùng ngưỡng cũ. Ngưỡng cũ đã không còn đúng cho mọi kỳ tính thuế từ 2025 trở đi.

Chiều ngược lại nằm ở Điều 9 khoản 2 điểm a Luật 67/2025: khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện tại khoản 1 thì không được trừ. Câu đó ngắn và không có ngoại lệ ẩn.

Có ngoại lệ không, và vì sao bài này không liệt kê

Có. Chính câu chữ của Điều 9 khoản 1 nhắc tới “các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ”. Nghĩa là pháp luật thừa nhận có nhóm khoản chi được trừ mà không cần hóa đơn theo cách thông thường.

Danh mục đó như sau: theo điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC, trong các trường hợp: mua sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra; và mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng không chịu thuế giá trị gia tăng. Bảng kê do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm; riêng phần giá trị mua từ 05 triệu đồng trở lên vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Hai thay đổi cần biết: mẫu 01/TNDN cũ đã được thay bằng Mẫu 02/TNDN, và trường hợp mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác đã bị bỏ khỏi danh mục.

Đây là chỗ anh chị nên cẩn thận với mọi nguồn, kể cả các bài trông rất chi tiết. Mẫu bảng kê, ngưỡng doanh thu của người bán, tỉ lệ khống chế: mỗi nguồn ghi một kiểu, và phần lớn chép lại từ văn bản của giai đoạn trước. Một mẫu bảng kê sai dạng không cứu được khoản chi, nó chỉ tạo cảm giác đã có chứng từ.

Cách làm đúng với nhóm khoản chi này là đối chiếu thẳng Nghị định 320/2025/NĐ-CP cho từng loại chi cụ thể của doanh nghiệp, rồi mới quyết định lập giấy tờ gì. Việc đó làm được, chỉ là không làm được bằng cách đọc một bài tổng hợp.

Khi khoản chi bị loại thì mất bao nhiêu?

Phần này tính ra tiền, và là phần đáng đọc kỹ nhất. Một khoản chi bị loại không chỉ làm tăng số thuế phải nộp, nó kéo theo hai khoản khác.

Ba dòng đầu là số học thuần túy. Dòng thứ tư là chỗ mà thời gian trở thành yếu tố quan trọng nhất: khoản chi càng nằm ở kỳ xa, tiền chậm nộp càng lớn, vì 0,03% mỗi ngày cộng dồn theo số ngày kể từ hạn nộp của kỳ đó chứ không phải từ ngày phát hiện.

Có một khoản nữa nằm ngoài phép tính trên. Nếu hồ sơ khai thuế của kỳ đó chưa nộp và đã quá 90 ngày kể từ ngày hết hạn, có phát sinh số thuế phải nộp mà chưa nộp đủ tiền thuế và tiền chậm nộp trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thì hành vi không còn thuộc nhóm chậm nộp hồ sơ mà thuộc nhóm trốn thuế theo Điều 17 khoản 1 điểm a Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt tính theo lần số thuế trốn.

Mức phạt tại Nghị định 125/2020 là mức áp dụng với tổ chức. Mức phạt tiền với tổ chức bằng 02 lần mức với cá nhân, và hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức như cá nhân, theo Điều 7 khoản 4, 5 của nghị định này.

Anh chị đang có một tập khoản chi cần rà trước kỳ quyết toán thì gửi thông tin qua trang liên hệ trên website. Pháp Tín xem từng nhóm chi, tách nhóm còn cứu được bằng chứng từ bổ sung và nhóm phải chấp nhận loại, tính trước số thuế và tiền chậm nộp tương ứng, rồi báo phạm vi công việc kèm. Tiền thuế, tiền chậm nộp và tiền phạt luôn tách riêng khỏi phí dịch vụ.

Phòng từ đầu: quy trình chi trong doanh nghiệp nhỏ

Phần này là phần Pháp Tín viết chắc được, và cũng là phần có giá trị lâu nhất. Khoản chi không có hóa đơn gần như luôn bắt đầu từ một quy trình chi thiếu một bước, không phải từ việc thiếu hiểu biết pháp luật.

Bước cuối là bước hay bị bỏ nhất và cũng là bước rẻ nhất. Một khoản chi thiếu chứng từ được phát hiện trong tháng thường còn cách xử lý; cùng khoản đó phát hiện sau hai năm thì thường chỉ còn cách chấp nhận loại và nộp thêm.

Ngoài nhóm thiếu hóa đơn, Điều 9 khoản 2 Luật 67/2025 còn liệt kê các nhóm khác mà doanh nghiệp nhỏ hay vướng: khoản tiền phạt do vi phạm hành chính; khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác; tiền lương, tiền công không chi trả thực tế; khoản trích khấu hao tài sản cố định không đúng hoặc vượt mức; khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế; thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được khấu trừ.

Khi nào KHÔNG nên cố hợp thức hóa chi phí không có hóa đơn?

Có ba tình huống mà việc cố tạo chứng từ cho một khoản chi làm cho tình hình xấu hơn là để nguyên.

Thứ nhất, khi cách duy nhất còn lại là mua hóa đơn của một đơn vị khác. Hóa đơn lập sau ngày cơ quan thuế thông báo bên bán không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là hóa đơn không hợp pháp theo Điều 4 khoản 1 Nghị định 125/2020/NĐ-CP: không được khấu trừ, không được tính chi phí, và bị xử phạt theo hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc theo hành vi trốn thuế. Rủi ro lớn hơn nhiều lần số thuế mà khoản chi đó tiết kiệm được.

Thứ hai, khi khoản chi thuộc nhóm bị loại vì bản chất chứ không vì thiếu giấy. Tiền phạt vi phạm hành chính, khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác, tiền lương không chi trả thực tế: các khoản này không được trừ kể cả khi có đủ chứng từ.

Thứ ba, khi số tiền nhỏ và kỳ tính thuế đã khép. Chấp nhận loại khoản chi, nộp phần thuế tương ứng và tiền chậm nộp thường rẻ hơn nhiều so với việc dựng một bộ chứng từ mới cho kỳ cũ, vốn dễ trở thành vấn đề riêng của nó khi bị soát lại.

Ngược lại, có tình huống không cần thuê ai: khi khoản chi có thật, người bán có xuất hóa đơn, và việc còn thiếu chỉ là đề nghị bên bán xuất hóa đơn hoặc chuyển lại khoản thanh toán tiền mặt thành chuyển khoản trước khi kết thúc kỳ. Việc này bộ phận kế toán tự làm được.

Câu hỏi thường gặp

Gọi trước khi khóa sổ kỳ này

Việc quyết định phần lớn số tiền phải nộp thêm không phải việc giải trình lúc bị kiểm tra, mà là việc tách sớm ba nhóm: nhóm còn bổ sung được chứng từ, nhóm thuộc trường hợp đặc thù cần đối chiếu nghị định, và nhóm phải chấp nhận loại. Tách càng sớm thì tiền chậm nộp càng nhỏ.

Anh chị gửi thông tin qua trang liên hệ trên website. Pháp Tín rà danh sách khoản chi theo từng kỳ, nói rõ nhóm nào cứu được và nhóm nào không, tính trước phần thuế và tiền chậm nộp tương ứng, rồi báo phạm vi công việc kèm.

Nếu phần lớn khoản chi của anh chị chỉ thiếu bước đề nghị bên bán xuất hóa đơn, Pháp Tín nói đúng như vậy và chỉ nhận phần rà soát, không nhận việc mà doanh nghiệp tự làm được.