Hồ sơ thành lập doanh nghiệp bị trả lại vì những lý do nào?

Tên công ty bị trùng hoặc gây nhầm lẫn

Tên bị từ chối không chỉ khi trùng khít với một doanh nghiệp đang hoạt động. Tên gây nhầm lẫn — khác mỗi ký tự, thêm bớt từ chỉ loại hình, hoặc đọc lên giống — cũng bị từ chối. Tên trùng với nhãn hiệu đã được bảo hộ là nhóm bị trả lại nhiều nhất vì ít người tra trước.

Cách xử lý là tra đồng thời hai nơi trước khi nộp: cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và cơ sở dữ liệu nhãn hiệu. Chuẩn bị sẵn hai phương án tên dự phòng, vì đổi tên sau khi bị trả lại nghĩa là làm lại toàn bộ hồ sơ chứ không sửa được một chỗ.

Địa chỉ trụ sở không được phép đăng ký

Căn hộ chung cư có chức năng để ở không được dùng làm trụ sở doanh nghiệp. Đây là lỗi phổ biến nhất ở nhóm khởi nghiệp lần đầu, vì địa chỉ nhà riêng là lựa chọn tự nhiên khi chưa có văn phòng.

Địa chỉ cũng phải ghi đủ cấp hành chính và có thật trên bản đồ hành chính hiện hành. Sau các đợt sắp xếp lại đơn vị hành chính, địa chỉ ghi theo tên cũ là một nguyên nhân bị trả lại mà nhiều người không lường trước.

Ngành nghề ghi sai mã hoặc thiếu điều kiện

Ngành nghề phải ghi theo mã cấp bốn trong hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Ghi diễn giải bằng lời mà không có mã, hoặc gán mô tả không khớp với mã đã chọn, đều bị yêu cầu sửa.

Nhóm khó hơn là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Đăng ký được không có nghĩa là hoạt động được ngay — nhiều ngành còn phải xin giấy phép con trước khi phát sinh doanh thu. Không rà bước này thì doanh nghiệp thành lập xong vẫn không kinh doanh hợp pháp được.

Giấy tờ người đại diện không còn hiệu lực

Giấy tờ tuỳ thân của người đại diện theo pháp luật và các thành viên góp vốn phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp, không phải tại thời điểm chuẩn bị hồ sơ. Hồ sơ chuẩn bị trong nhiều tuần rồi mới nộp là tình huống hay vướng.

Với nhà đầu tư hoặc thành viên là người nước ngoài, giấy tờ còn phải qua hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng. Bước này mất thời gian riêng và nên bắt đầu trước, song song với việc chuẩn bị phần hồ sơ trong nước.

Vốn điều lệ và tỷ lệ góp vốn không khớp nhau

Con số vốn điều lệ xuất hiện ở nhiều thành phần hồ sơ: giấy đề nghị đăng ký, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập. Chỉ cần một chỗ ghi lệch, hoặc tổng tỷ lệ góp vốn không tròn 100%, là hồ sơ bị trả về.

Đây là lỗi thuần kỹ thuật nhưng chiếm tỷ lệ cao vì hồ sơ thường được soạn rời từng phần rồi ghép lại. Cách kiểm tra đơn giản nhất là đối chiếu chéo con số vốn giữa tất cả các văn bản trước khi ký.

Câu hỏi thường gặp