Lương, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân: những sai sót khiến doanh nghiệp bị truy thu

Hồ sơ lương là chỗ dễ soát nhất với người kiểm tra, vì nó có ba nguồn dữ liệu độc lập để đối chiếu với nhau: bảng lương trong sổ, sao kê ngân hàng, và tờ khai thuế thu nhập cá nhân. Ba nguồn lệch nhau ở đâu thì câu hỏi bắt đầu ở đó.

Bài này nói về phần thuế thu nhập doanh nghiệp, tức là phần chi phí lương có được trừ hay không. Phần bảo hiểm và phần thuế thu nhập cá nhân có một mục riêng ở dưới, và ở đó bài nói rõ chỗ chưa trả lời được.

Điều luật loại chi phí lương và nó loại đúng cái gì?

Điều 9 khoản 2 điểm h Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 loại ba nhóm khỏi chi phí được trừ: tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân; thù lao trả cho sáng lập viên không tham gia điều hành trực tiếp; và tiền lương, tiền công không chi trả thực tế.

Nhóm thứ ba là nhóm rộng nhất và cũng là nhóm hay bị dùng nhất. Ba chữ “chi trả thực tế” nghĩa là tiền phải thật sự ra khỏi doanh nghiệp và đến người lao động. Bảng lương có tên, có số, có hạch toán, nhưng tiền không ra thì phần đó không được trừ.

Song song với điểm h là điều kiện chung tại Điều 9 khoản 1 Luật 67/2025: khoản chi phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, phải có đủ hóa đơn, chứng từ, và phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản từ 05 triệu đồng trở lên theo Điều 9 khoản 1 điểm c Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Với chi phí lương, hai điều luật này chồng lên nhau và tạo ra hai đường bị loại độc lập. Một khoản lương có thể bị loại vì không chi trả thực tế, hoặc bị loại vì trả tiền mặt vượt ngưỡng mà không có chứng từ đủ, hoặc bị loại vì cả hai.

Ba dạng lệch giữa bảng lương và tiền thật

Dưới đây là ba dạng lệch mà bất kỳ ai đọc hồ sơ cũng thấy trong vòng một buổi, vì chúng hiện ra khi đặt bảng lương cạnh sao kê ngân hàng.

Dạng thứ nhất là dạng tốn tiền nhất, vì nó thường lặp lại hàng tháng suốt nhiều năm. Phần chênh mỗi tháng nhân với số tháng là số chi phí bị loại, và toàn bộ phần đó thành thu nhập chịu thuế.

Dạng thứ hai hay xuất hiện khi doanh nghiệp dùng lao động ngắn hạn hoặc lao động thời vụ mà không làm giấy tờ. Về mặt sổ sách, một cái tên không có hồ sơ đi kèm không khác gì một cái tên được thêm vào.

Dạng thứ ba là dạng có thể sửa được từ tháng sau, chỉ bằng cách đổi cách trả. Chuyển khoản để lại dấu vết đúng người, đúng số tiền, đúng ngày, và đó là bằng chứng mạnh nhất cho việc chi trả thực tế.

Chứng từ lương cần giữ những gì?

Bộ hồ sơ dưới đây là bộ mà người đọc sổ sẽ hỏi tới. Không phải mọi doanh nghiệp cần đủ hết, nhưng thiếu nhóm nào thì khoản chi tương ứng yếu ở đúng nhóm đó.

Nhóm thứ tư và nhóm thứ năm là hai nhóm quyết định. Nhóm thứ tư trả lời câu hỏi tiền có ra thật hay không. Nhóm thứ năm quyết định việc số liệu trong sổ có tự tố cáo mình hay không, vì tờ khai đã nộp là dữ liệu cơ quan thuế có sẵn, không cần hỏi doanh nghiệp.

Thời hạn lưu: Điều 41 khoản 5 điểm b Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm lưu ít nhất 10 năm. Bảng lương và bảng ký nhận thuộc nhóm này.

Phần bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân, bài này chưa trả lời

Đây là chỗ Pháp Tín nói thẳng thay vì viết cho đủ bài.

Mức đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và cách tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương nằm ngoài phạm vi bài này. Vì vậy bài không nêu bất kỳ tỉ lệ phần trăm nào, không nêu mức giảm trừ, không nêu bậc thuế. Tổng tỷ lệ trích trên tiền lương làm căn cứ đóng năm 2026 là 32%, trong đó người sử dụng lao động đóng 21,5% và người lao động đóng 10,5%. Phần người sử dụng lao động gồm bảo hiểm xã hội 17% (3% vào quỹ ốm đau và thai sản, 14% vào quỹ hưu trí và tử tuất theo Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 số 41/2024/QH15), bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp 0,5%, bảo hiểm y tế 3% và bảo hiểm thất nghiệp 1%. Phần người lao động gồm bảo hiểm xã hội 8% vào quỹ hưu trí và tử tuất theo khoản 1 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, bảo hiểm y tế 1,5% và bảo hiểm thất nghiệp 1%. Về thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, mức giảm trừ gia cảnh hiện hành là 15,5 triệu đồng một tháng cho bản thân người nộp thuế và 6,2 triệu đồng một tháng cho mỗi người phụ thuộc, theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026 và được luật hóa tại Điều 10 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15. Biểu thuế lũy tiến từng phần tại Điều 9 Luật 109/2025 rút từ 7 bậc xuống 5 bậc: đến 10 triệu đồng một tháng chịu 5%; trên 10 đến 30 triệu chịu 10%; trên 30 đến 60 triệu chịu 20%; trên 60 đến 100 triệu chịu 30%; trên 100 triệu chịu 35%.

Có một điều nói được mà không cần con số. Ba khối dữ liệu này liên thông với nhau: tiền lương ghi trong sổ, tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm, và thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân đã khai. Ba con số này lệch nhau thì mỗi bên quản lý đọc phần lệch theo hướng của mình. Doanh nghiệp kê lương thấp để giảm phần đóng bảo hiểm thì đồng thời tự giảm chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Kê lương cao mà không chi trả thật thì rơi vào điểm h.

Trước khi anh chị hỏi kế toán về tỉ lệ đóng, câu hỏi có giá trị hơn là: ba con số trên đang lệch nhau bao nhiêu, và lệch từ năm nào.

Dấu hiệu khiến hồ sơ lương bị đọc kỹ

Việc chọn doanh nghiệp để kiểm tra không diễn ra ngẫu nhiên. Thông tư 94/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/7/2026 thay Thông tư 31/2021, quy định về quản lý tuân thủ và quản lý rủi ro trong quản lý thuế, phân loại người nộp thuế thành 4 mức: tuân thủ tốt, trung bình, thấp, không tuân thủ.

Bộ chỉ số rủi ro về hóa đơn ban hành kèm Quyết định 78/QĐ-TCT năm 2023 nêu một số dấu hiệu liên quan gián tiếp tới hồ sơ lương. Trong nhóm chấm điểm có tỉ lệ tài sản cố định trên vốn thấp và doanh thu tăng đột biến. Trong nhóm dấu hiệu đầu tiên có việc chậm nộp hồ sơ khai thuế quá 30 ngày.

Cụ thể hơn với hồ sơ lương thì có ba thứ mà chính doanh nghiệp tự tạo ra: số người trong tờ khai thuế thu nhập cá nhân thay đổi đột ngột giữa các kỳ; chi phí lương tăng mà doanh thu không tăng, tức là rơi vào phạm vi Điều 9 khoản 2 điểm m Luật 67/2025 về khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế; và tỉ lệ chi lương bằng tiền mặt cao trong khi số lao động không đổi.

Nếu bị truy thu thì số tiền gồm những gì?

Số phải trả không chỉ là tiền thuế. Nó gồm bốn phần, và ba phần sau cộng dồn theo thời gian.

Phần thứ nhất là thuế thu nhập doanh nghiệp tính trên số chi phí bị loại, theo thuế suất 20% phổ thông, hoặc 15% với doanh thu dưới 3 tỷ đồng và 17% với doanh thu từ 3 đến 50 tỷ đồng theo Luật 67/2025.

Phần thứ hai là tiền chậm nộp, mức 0,03% mỗi ngày trên số tiền thuế chậm nộp theo Điều 16 khoản 2 điểm a Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, tính từ hạn nộp của kỳ đó.

Phần thứ ba là tiền phạt. Điều 8 khoản 2 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định thời hiệu xử phạt là 02 năm với vi phạm thủ tục thuế và 05 năm với hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp, cũng như hành vi trốn thuế chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

Phần thứ tư là phần dễ bị hiểu sai nhất. Điều 8 khoản 6 điểm a của cùng nghị định quy định quá thời hiệu xử phạt thì không bị xử phạt, nhưng vẫn phải nộp đủ tiền thuế truy thu và tiền chậm nộp trong thời hạn mười năm trở về trước, kể từ ngày phát hiện hành vi vi phạm. Nghĩa là hồ sơ lương của những năm rất cũ vẫn nằm trong tầm truy thu, chỉ không còn bị phạt.

Khi nào KHÔNG nên tự sửa lại hồ sơ lương các năm cũ?

Sửa từ tháng này trở đi là việc nên làm ngay và tự làm được: chuyển sang trả lương qua ngân hàng, hoàn thiện hợp đồng và hồ sơ người lao động, cho ký nhận đủ với phần còn trả tiền mặt, đối chiếu bảng lương với tờ khai thuế thu nhập cá nhân từng kỳ.

Có ba tình huống mà việc tự dựng lại hồ sơ các năm cũ dễ làm hại nhiều hơn giúp. Thứ nhất, khi phải tạo mới chứng từ cho những tháng đã đóng sổ và đã khai thuế, vì chứng từ dựng sau ngày phát sinh mà không đúng thực tế nằm ở nhóm rủi ro nặng hơn số thuế đang lo. Thứ hai, khi số liệu trong sổ và số liệu trên tờ khai thuế thu nhập cá nhân đã lệch nhau nhiều kỳ, vì sửa một phía làm lệch phía còn lại. Thứ ba, khi đã nhận thông báo yêu cầu giải trình hoặc quyết định kiểm tra, vì lúc đó việc sửa hồ sơ trở thành một vấn đề khác hẳn.

Còn một điều nên nói thẳng: nếu phần lương thực tế trả không đúng như bảng lương đã lập, thì không có cách xử lý nào giữ được toàn bộ chi phí đó. Việc làm được là xác định đúng số bị loại, tính đúng số phải nộp, và nộp trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, vì thời điểm nộp quyết định mức phạt khác nhau rất nhiều.

Câu hỏi thường gặp

Đọc tiếp theo phần anh chị đang lo

Chi phí lương là một nhóm trong danh sách các khoản không được trừ, và các nhóm còn lại thường sai cùng lúc với nó.

Nếu anh chị muốn xem đủ danh sách và nhóm lỗi hay mắc, đọc tiếp: Chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nhóm lỗi hay mắc nhất.

Nếu anh chị đang chuẩn bị cho kỳ quyết toán và muốn biết thứ tự việc phải làm, đọc tiếp: Rà soát trước quyết toán thuế, làm gì trong ba tháng trước khi cơ quan thuế xuống.