Công nợ treo nhiều năm: xử lý trước khi bị hỏi

Anh chị mở báo cáo tài chính ba năm gần nhất và thấy vài dòng gần như không đổi. Một khoản phải thu của khách hàng đã ngừng liên lạc từ lâu. Một khoản phải trả cho nhà cung cấp không còn tồn tại. Kế toán để nguyên vì không biết bỏ vào đâu.

Bài này nói con số đó nói gì với người đọc báo cáo, và việc phải làm theo từng chiều công nợ.

Vì sao con số treo là thứ được thấy trước cả doanh nghiệp?

Khác với chi phí hay tồn kho, công nợ không cần đối chiếu chứng từ mới thấy. Nó là một dòng trên bảng cân đối kế toán, và nó lặp lại y nguyên trong báo cáo tài chính từng năm.

Người đọc báo cáo chỉ cần xếp ba năm cạnh nhau. Một số dư không thay đổi suốt ba kỳ là dấu hiệu tự nói lên rằng khoản đó không phát sinh giao dịch nào. Từ đó có hai câu hỏi tự nhiên: khoản này có thật hay không, và nếu có thật thì vì sao không thu, không trả.

Đây là điểm khác biệt đáng để anh chị chú ý. Doanh nghiệp thường nghĩ rủi ro nằm ở những thứ ẩn trong sổ chi tiết. Công nợ treo thì ngược lại, nó nằm ở chỗ dễ thấy nhất, trong tài liệu mà doanh nghiệp đã tự nộp cho cơ quan thuế hàng năm.

Hai chiều công nợ, hai cách bị đọc

Phải thu và phải trả treo lâu dẫn tới hai câu hỏi khác nhau. Xử lý theo cùng một cách là sai.

Dòng thứ hai gắn với một quy định mà nhiều người không để ý. Điều 9 khoản 1 điểm c Nghị định 320/2025/NĐ-CP, ngoài ngưỡng 05 triệu đồng cho chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, còn có quy định cho trường hợp khoản chi đã ghi nhận mà chưa thanh toán. Một khoản phải trả treo nhiều năm là đúng trường hợp đó, và điều kiện cụ thể cần đối chiếu nguyên văn: khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên đã ghi nhận vào chi phí nhưng chưa thanh toán không bị loại ngay tại kỳ ghi nhận: theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế của kỳ đã ghi nhận. Nếu đến khi thực thanh toán mà doanh nghiệp trả bằng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí được trừ tương ứng vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt, không điều chỉnh hồi tố kỳ đã ghi nhận.

Dòng thứ tư là dòng hay bị bỏ qua nhất và cũng dễ xử lý nhất. Tạm ứng treo lâu chỉ cần một đợt yêu cầu hoàn ứng hoặc quyết toán ứng là sạch.

Điều luật cắt vào đâu, và phần bài này chưa trả lời được

Điểm liên quan trực tiếp là Điều 9 khoản 2 điểm đ Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15: phần trích lập không đúng hoặc vượt mức theo quy định của pháp luật về trích lập dự phòng thì không được trừ khi tính thuế.

Nghĩa là dự phòng nợ phải thu khó đòi không phải khoản doanh nghiệp tự quyết. Nó có điều kiện, có mức, và có hồ sơ. Trích đủ điều kiện thì được trừ; trích thiếu căn cứ thì phần đó bị loại và làm tăng thu nhập chịu thuế đúng bằng số bị loại.

Điểm liên quan thứ hai là Điều 9 khoản 2 điểm m về khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế. Một khoản phải thu bị xóa khỏi sổ và đưa vào chi phí mà không có hồ sơ chứng minh đã dùng mọi biện pháp đòi nợ thì nằm trong phạm vi điểm này.

Đến đây là chỗ Pháp Tín nói rõ giới hạn của bài. Điều kiện, mức trích và hồ sơ của dự phòng nợ phải thu khó đòi, cũng như điều kiện xóa nợ phải thu không đòi được, nằm ngoài phạm vi bài này. Vì vậy bài không nêu số năm quá hạn, không nêu tỉ lệ trích, không nêu danh mục giấy tờ. Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC, đối tượng trích lập là khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 06 tháng trở lên, hoặc nợ chưa đến hạn nhưng đối tượng nợ đã lâm vào tình trạng phá sản, đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn, đang bị truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đã chết. Điều kiện bắt buộc là có chứng từ gốc chứng minh số tiền chưa trả: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng hoặc cam kết nợ; đối chiếu công nợ, hoặc văn bản đòi nợ đã gửi có dấu bưu điện nếu không có đối chiếu; kèm bảng kê công nợ. Mức trích lập theo điểm a khoản 2 Điều 6 căn cứ thời gian quá hạn: 30% với nợ quá hạn từ 06 tháng đến dưới 01 năm, 50% từ 01 năm đến dưới 02 năm, 70% từ 02 năm đến dưới 03 năm, và 100% từ 03 năm trở lên. Về xóa nợ, khoản 4 Điều 6 cho phép xử lý tài chính khoản nợ không có khả năng thu hồi khi đối tượng nợ đã hoàn thành phá sản, đã ngừng hoạt động và giải thể mà không còn khả năng thanh toán, là cá nhân đã chết, mất tích hoặc đang bị truy tố, giam giữ mà không còn tài sản trả nợ, hoặc khoản nợ đã trích lập dự phòng 100% nhưng sau 03 năm vẫn không thu hồi được. Sau khi xóa, doanh nghiệp vẫn theo dõi ngoài bảng cân đối kế toán và tiếp tục đòi nợ; khoản thu hồi được sau đó hạch toán vào thu nhập khác. Một mốc phải theo dõi: Thông tư 48/2019/TT-BTC chỉ còn hiệu lực đến hết 31/12/2026 theo Quyết định 1760/QĐ-BTC, Bộ Tài chính đang lấy ý kiến thông tư thay thế.

Có một điều nói được mà không cần con số: hồ sơ phải được tạo ra trước hoặc cùng lúc với việc hạch toán, không phải sau. Biên bản đối chiếu công nợ, văn bản đòi nợ, xác nhận của bên nợ về việc không còn khả năng trả, các bằng chứng về tình trạng của bên nợ đều là tài liệu có ngày. Ngày đó nằm sau ngày hạch toán thì hồ sơ mất giá trị.

Hai hướng xử lý và việc phải làm trong mỗi hướng

Thứ tự dưới đây áp dụng cho cả hai chiều công nợ. Bước 1 và bước 2 là bước không tốn tiền và không có rủi ro, nên làm trước.

Bước 6 có căn cứ rõ. Điều 41 khoản 5 điểm b Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm lưu ít nhất 10 năm.

Mốc 10 năm này khớp với một mốc khác. Điều 8 khoản 6 điểm a Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định quá thời hiệu xử phạt thì không bị xử phạt, nhưng vẫn phải nộp đủ tiền thuế truy thu và tiền chậm nộp trong thời hạn mười năm trở về trước, kể từ ngày phát hiện hành vi vi phạm. Nghĩa là một khoản công nợ được xử lý sai cách vào năm thứ tám vẫn có thể bị tính lại.

Công nợ treo ảnh hưởng gì tới việc bị chọn kiểm tra

Bản thân số dư công nợ không phải tiêu chí lựa chọn kiểm tra. Nhưng nó tạo ra các chỉ số đi kèm.

Bộ chỉ số rủi ro về hóa đơn ban hành kèm Quyết định 78/QĐ-TCT năm 2023 có nhóm chấm điểm gồm doanh thu tăng đột biến và tỉ lệ thuế giá trị gia tăng phải nộp trên doanh thu thấp. Doanh nghiệp ghi nhận doanh thu lớn mà tiền không về làm phải thu phình lên, và hai chỉ số này thường biến động cùng lúc.

Cùng bộ chỉ số có một dấu hiệu ở nhóm đầu tiên: doanh thu bán cho bên liên kết trên 50% tổng doanh thu. Công nợ treo với bên liên quan nằm gần dấu hiệu này.

Thông tư 94/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/7/2026 thay Thông tư 31/2021, phân loại người nộp thuế thành 4 mức: tuân thủ tốt, trung bình, thấp, không tuân thủ, và kết quả phân loại được dùng cho việc lựa chọn kiểm tra tại trụ sở theo kế hoạch, chuyên đề.

Điều 22 khoản 3 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 nêu các trường hợp kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế, trong đó có nhóm lựa chọn theo kế hoạch, chuyên đề và nhóm người nộp thuế rủi ro cao khi chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản, cổ phần hóa. Nhóm thứ hai là lý do công nợ treo trở thành việc gấp với doanh nghiệp đang tính đóng công ty: hồ sơ giải thể đưa toàn bộ số dư ra ánh sáng.

Khi nào KHÔNG nên xóa nợ trên sổ?

Việc nên làm ngay và tự làm được là bước 1 và bước 2: lập bảng tuổi nợ và gửi biên bản đối chiếu. Hai việc này không tốn tiền, không tạo rủi ro, và thường làm giảm số khoản treo đáng kể vì nhiều khoản chỉ treo do hai bên ghi khác nhau.

Có ba tình huống mà việc xóa nợ trên sổ là việc nên dừng lại. Thứ nhất, khi chưa có hồ sơ chứng minh đã dùng biện pháp đòi nợ, vì khoản chi phát sinh từ việc xóa nợ đó không có căn cứ và bị loại. Thứ hai, khi bên nợ là bên liên quan hoặc cá nhân trong công ty, vì bản chất giao dịch sẽ bị xem lại chứ không dừng ở tên khoản mục. Thứ ba, khi số dư đủ lớn để làm đổi dấu kết quả kinh doanh của năm, vì lúc đó phải tính lại cả phần chuyển lỗ các năm trước.

Còn một điều nên nói thẳng: một số khoản công nợ treo không có cách xử lý nào miễn thuế. Khoản phải thu không đòi được mà không đủ điều kiện lập dự phòng thì phần đó vẫn là thu nhập đã kê khai và không có cơ chế lấy lại. Việc làm được là xử lý sạch từ nay, và với các khoản cũ thì tính đúng số phải nộp rồi nộp trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra.

Câu hỏi thường gặp

Đọc tiếp theo phần đang treo

Công nợ treo thường đi cùng một trong hai chuyện dưới đây.

Nếu số dư treo có gốc ở hàng hóa, tức là hàng đã ra mà tiền không về hoặc ngược lại, đọc tiếp: Hàng tồn kho lệch sổ sách, rủi ro và cách xử lý.

Nếu anh chị muốn xử lý cả cụm trước kỳ quyết toán chứ không riêng công nợ, đọc tiếp: Rà soát trước quyết toán thuế, làm gì trong ba tháng trước khi cơ quan thuế xuống.