Kế toán nội bộ hay thuê dịch vụ: so chi phí thật

Anh chị đang trả lương cho một kế toán duy nhất, hoặc vừa mất người và đang phải quyết định trong vài tuần. Câu hỏi nghe như một bài toán tiền, nhưng phần lớn chi phí thật của cả hai phương án lại nằm ngoài con số phí hàng tháng.

Bài này so bốn trục: chi phí trực tiếp, chi phí ẩn, rủi ro khi người phụ trách nghỉ, và ai chịu trách nhiệm khi sai. Trục thứ tư là trục ít được nói tới nhất và cũng là trục đắt nhất.

Bảng so sánh bốn trục

Bảng dưới đây so hai phương án ở mức bố trí thường gặp nhất với doanh nghiệp nhỏ: một kế toán nội bộ làm toàn bộ phần thuế và sổ sách, so với một đơn vị dịch vụ nhận phần kê khai và lập báo cáo.

Hàng cuối cùng là hàng quan trọng nhất và cũng là hàng không đổi được bằng cách chọn phương án. Ba hàng trên có thể đổi, hàng cuối thì không.

Chi phí trực tiếp: chỗ hay bị so lệch

Khi so tiền, phần lớn người đọc so lương của một kế toán với phí dịch vụ hàng tháng. Phép so đó lệch ở ba chỗ.

Chỗ thứ nhất là các khoản theo lương. Lương tháng không phải toàn bộ chi phí sử dụng một người, còn phần doanh nghiệp đóng bảo hiểm, phần thưởng và các khoản khác theo hợp đồng lao động.

Chỗ thứ hai là phần mềm và cập nhật. Khung pháp lý về thuế đã đổi rất nhiều trong mười hai tháng qua: Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 hiệu lực từ 01/7/2026, Nghị định 252/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC về hóa đơn, Thông tư 90/2026/TT-BTC về đăng ký thuế, Thông tư 94/2026/TT-BTC về quản lý tuân thủ và quản lý rủi ro. Một người làm một mình phải tự theo dõi toàn bộ số văn bản đó.

Chỗ thứ ba là mức lương thị trường. Con số này Pháp Tín không đưa vào bài, vì mức lương thay đổi theo ngành, quy mô doanh nghiệp và số đầu việc thực tế, nên một con số chung sẽ sai với phần lớn người đọc. Anh chị nên lấy mức thật ở khu vực và ngành của mình rồi cộng thêm hai khoản trên trước khi so với phí dịch vụ.

Một lưu ý về thuế khi tính lương. Điều 9 khoản 2 điểm h Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 xếp tiền lương, tiền công không chi trả thực tế vào nhóm khoản chi không được trừ. Nghĩa là lương ghi trên bảng mà không có chứng từ chi trả thực tế thì vừa không giảm được thuế, vừa tạo ra một chỗ chênh lệch khi bị đối chiếu.

Chi phí ẩn: thời gian của chủ doanh nghiệp và các kỳ trống

Chi phí ẩn của phương án nội bộ tập trung vào ba chỗ.

Thứ nhất là thời gian chờ. Từ lúc người cũ nghỉ tới lúc người mới nắm được việc thường có một khoảng trống, và trong khoảng đó các kỳ tờ khai vẫn tới hạn.

Thứ hai là thời gian của chủ doanh nghiệp. Khi chỉ có một người làm và không có ai đối chiếu chéo, việc kiểm tra rơi về phía chủ, hoặc không ai kiểm tra cả.

Thứ ba là phần việc bị bỏ vì không ai nghĩ nó thuộc về mình. Đối chiếu dữ liệu hóa đơn với doanh thu đã khai, kiểm kê kho cuối năm, rà tuổi nợ công nợ là ba việc hay bị bỏ, và cả ba đều nằm trong nhóm dễ bị hỏi khi kiểm tra.

Chi phí ẩn của phương án thuê ngoài nằm ở chỗ khác: phần việc nội bộ vẫn phải có người làm. Chứng từ phải được thu, được sắp, được gửi đúng kỳ. Không ai bên ngoài biết một khoản chi là chi cho việc gì nếu bên trong không nói.

Rủi ro khi người phụ trách nghỉ, và ai đang giữ dữ liệu

Đây là trục mà hai phương án khác nhau rõ nhất, và cũng là trục kiểm được ngay hôm nay bằng bốn câu hỏi.

Điều 41 khoản 3 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Khoản 4 quy định người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Đọc kỹ hai khoản này thì thấy nghĩa vụ lưu trữ không nằm ở người làm kế toán, dù người đó là nhân viên hay là đơn vị dịch vụ.

Về mặt pháp lý của việc thuê ngoài, có một điều cần đọc trước khi ký hợp đồng dài hạn: Điều 56 Luật Kế toán 2015 cho đơn vị kế toán ký hợp đồng với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê làm kế toán hoặc làm kế toán trưởng; việc thuê phải lập thành hợp đồng bằng văn bản. Người được thuê làm kế toán phải đủ tiêu chuẩn tại Điều 51, người được thuê làm kế toán trưởng phải đủ tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng. Bên cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo hợp đồng, nhưng người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán vẫn chịu trách nhiệm về việc thuê và về toàn bộ thông tin, số liệu kế toán của đơn vị mình. Một thay đổi thực tế từ 01/7/2026: bên cung cấp dịch vụ không còn phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán và người hành nghề không còn phải có Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề, do các điều kiện đó đã bị Nghị quyết 66.18/2026/NQ-CP ngừng hiệu lực. Điều 56 không nằm trong nhóm bị ngừng nên vẫn áp dụng.

Ai chịu trách nhiệm khi kê khai sai?

Đây là phần Pháp Tín cho là quan trọng nhất, và cũng là phần dễ hiểu sai nhất khi chọn phương án.

Thuê ngoài không chuyển nghĩa vụ trước cơ quan thuế sang bên nhận dịch vụ. Tờ khai nộp trên mã số thuế của doanh nghiệp, tiền thuế phải nộp là của doanh nghiệp, và các khoản phát sinh vì kê khai sai cũng ghi nhận trên mã số thuế đó.

Điều bên nhận dịch vụ có thể chịu là phần trách nhiệm dân sự ghi trong hợp đồng. Nếu hợp đồng không có điều khoản về việc xử lý tiền phạt và tiền chậm nộp phát sinh do lỗi của bên nhận dịch vụ thì trên thực tế không có gì để dựa vào.

Điều 9 khoản 2 điểm b Luật 67/2025 còn có một chi tiết đáng biết: khoản tiền phạt do vi phạm hành chính không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Nghĩa là một lần bị phạt không chỉ mất số tiền phạt, mà còn không được ghi nhận số đó vào chi phí.

Thêm một hệ quả nữa của sai sót lặp lại. Bộ chỉ số rủi ro về hóa đơn ban hành kèm Quyết định 78/QĐ-TCT năm 2023 xếp việc chậm nộp hồ sơ khai thuế quá 30 ngày vào nhóm dấu hiệu, và xếp việc bị xử phạt nhiều lần trong năm vào nhóm chấm điểm. Thông tư 94/2026/TT-BTC phân loại người nộp thuế thành 4 mức tuân thủ, và kết quả phân loại được dùng cả cho việc lựa chọn kiểm tra tại trụ sở theo kế hoạch, chuyên đề. Nói cách khác, sai sót về hồ sơ có tác dụng cộng dồn, không chỉ mất tiền một lần.

Cách chọn theo bốn con số của chính doanh nghiệp

Thay vì chọn theo phương án, nên chọn theo bốn con số của công ty mình.

Con số thứ nhất là số hóa đơn đầu ra và đầu vào một tháng. Đây là thứ quyết định khối lượng nhập liệu, và cũng là thứ mọi đơn vị dịch vụ đều hỏi đầu tiên.

Con số thứ hai là số lao động và mức phức tạp của hồ sơ lương. Số này quyết định phần việc về bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân.

Con số thứ ba là số nghiệp vụ đặc thù trong tháng: hàng tồn kho, giá thành, dự án dài hạn, giao dịch với bên liên kết. Càng nhiều nghiệp vụ đặc thù thì càng cần người hiểu nội bộ, và càng khó giao trọn ra ngoài.

Con số thứ tư là số kỳ tờ khai đang thiếu, nếu có. Nếu đang thiếu thì việc trước mắt không phải chọn phương án dài hạn mà là xử lý phần tồn đọng, vì hai việc này có thứ tự.

Một bố trí hay dùng với doanh nghiệp nhỏ là bố trí ghép: một người nội bộ giữ phần thu chứng từ, theo dõi công nợ và kho, còn phần kê khai, lập báo cáo và theo dõi văn bản giao cho đơn vị dịch vụ. Bố trí này không rẻ nhất nhưng bịt được chỗ hở lớn nhất của cả hai phương án đơn lẻ.

Khi nào KHÔNG nên thuê dịch vụ kế toán?

Có bốn tình huống mà thuê ngoài là quyết định sai, và Pháp Tín nói rõ để anh chị không mua thứ không cần.

Thứ nhất, khi nghiệp vụ đặc thù chiếm phần lớn khối lượng. Doanh nghiệp có giá thành sản xuất, hàng tồn kho nhiều mã, hoặc dự án dài hạn cần người ngồi trong công ty hiểu quy trình. Giao trọn ra ngoài trong trường hợp này thường dẫn tới việc bên ngoài chỉ nhập được những gì bên trong gửi, và phần còn lại không ai chịu trách nhiệm.

Thứ hai, khi chưa có ai nội bộ thu và sắp chứng từ. Đơn vị dịch vụ làm việc trên chứng từ được gửi. Nếu bên trong không có người thu thì kết quả là các kỳ khai thiếu chứng từ, và tiền phí vẫn trả đủ.

Thứ ba, khi việc cần làm ngay là xử lý phần tồn đọng của các năm trước. Đó là một công việc có phạm vi và thời hạn riêng, khác với dịch vụ kê khai theo tháng. Ghép hai việc vào một hợp đồng thường làm cả hai chậm lại.

Thứ tư, khi anh chị chọn dựa vào lập luận rằng thuê ngoài thì trách nhiệm chuyển sang bên ngoài. Lập luận đó không đúng theo Điều 41 khoản 4 Luật Kế toán 2015 và theo cách các khoản tiền phát sinh được ghi nhận trên mã số thuế doanh nghiệp. Nếu đây là lý do chính thì phương án nào cũng không giải quyết được điều anh chị đang mong.

Ngược lại, cũng có tình huống không nên tuyển người nội bộ: khi khối lượng một tháng chỉ vài chục hóa đơn và không có nghiệp vụ đặc thù. Lúc đó một người làm toàn thời gian sẽ không đủ việc, mà vẫn phải tự theo dõi toàn bộ số văn bản mới.

Câu hỏi thường gặp

Gửi mã số thuế để biết khối lượng thật của công ty mình

Quyết định giữa hai phương án phụ thuộc khối lượng thật, và khối lượng thật đo được từ dữ liệu đang có: số hóa đơn đã phát hành từng kỳ, số kỳ tờ khai đã nộp và còn thiếu, số nợ thuế và tiền chậm nộp đang ghi nhận.

Anh chị gửi mã số thuế qua trang liên hệ trên website, Pháp Tín tra trạng thái và báo lại thứ tự xử lý trong một ngày làm việc. Bước này không tính phí.

Nếu số liệu cho thấy khối lượng của công ty còn nhỏ và bố trí hiện tại đang đủ, Pháp Tín nói đúng như vậy thay vì đề xuất đổi.