Báo cáo tài chính cuối năm: những mục cơ quan thuế nhìn đầu tiên

Anh chị vừa nhận bản nháp từ kế toán và câu hỏi thường không phải “số này đúng chưa” mà là “bộ số này có làm mình bị để ý không”.

Bài này viết theo góc nhìn của bên đọc báo cáo. Trước hết là cách bộ số được phân loại, sau đó là từng chỉ số cụ thể, cuối cùng là các mục trên báo cáo hay bị hỏi lại và thời gian bộ hồ sơ này còn sống.

Bộ số của doanh nghiệp được phân loại thế nào?

Thông tư 94/2026/TT-BTC, ban hành và có hiệu lực từ 01/7/2026 thay Thông tư 31/2021, quy định về quản lý tuân thủ và quản lý rủi ro trong quản lý thuế. Người nộp thuế được phân loại thành 4 mức: tuân thủ tốt, tuân thủ trung bình, tuân thủ thấp và không tuân thủ.

Nhóm tiêu chí tại Phụ lục I gồm nộp thuế đúng hạn, kê khai đầy đủ, vi phạm pháp luật, sử dụng hóa đơn, hoàn thuế, thay đổi thông tin đăng ký và nợ thuế. Thông tư còn bổ sung nguồn thông tin về quan hệ sở hữu và kết quả kiểm toán. Người nộp thuế tuân thủ tốt có cơ chế ưu tiên.

Kết quả phân loại được dùng cho việc lựa chọn kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế theo kế hoạch và theo chuyên đề. Điều 22 khoản 1 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 đặt quản lý rủi ro và ứng dụng công nghệ thông tin thành nguyên tắc kiểm tra, kèm nguyên tắc ưu tiên kiểm tra trực tuyến, từ xa trên dữ liệu điện tử.

Nghĩa là phần lớn việc đọc báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhỏ diễn ra mà không ai đến trụ sở, và diễn ra trên chính bộ số đã nộp.

Các chỉ số được nhìn trước

Bộ chỉ số rủi ro về hóa đơn ban hành kèm Quyết định 78/QĐ-TCT năm 2023 là tài liệu công khai cho thấy các con số nào được lấy ra từ báo cáo và tờ khai. Bảng dưới đây gom các chỉ số đọc được thẳng từ báo cáo tài chính.

Hai dòng cuối bảng đáng chú ý với doanh nghiệp nhỏ. Doanh thu bán cho bên liên kết trên 50% là tình huống rất thường gặp ở các nhóm công ty gia đình, và phần lớn chủ doanh nghiệp không biết con số đó nằm trong bộ chỉ số.

Về hai tiêu chí được nhắc nhiều nhất trên mạng, lỗ nhiều năm liên tục và chi phí trên doanh thu bất thường, đây là tiêu chí phổ biến trong thực hành và có mặt trong phụ lục của các thông tư về quản lý rủi ro, nhưng Pháp Tín chưa đối chiếu được với nguyên văn, nên đừng coi là căn cứ chắc chắn. Bài viết đúng như vậy thay vì gán cho chúng một số điều.

Ba mục trên báo cáo hay bị hỏi lại

Phần này gắn báo cáo tài chính với thuế thu nhập doanh nghiệp, vì phần lớn câu hỏi sau khi nộp rơi vào ba mục dưới đây.

Mục thứ nhất là chi phí. Điều 9 khoản 2 điểm a Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 quy định khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện tại khoản 1 thì không được trừ. Điều kiện tại khoản 1 gồm khoản chi thực tế phát sinh liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh, và có đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

Ngưỡng của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là 05 triệu đồng mỗi lần, theo Điều 9 khoản 1 điểm c Nghị định 320/2025/NĐ-CP, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, kèm quy tắc gộp nhiều lần trong cùng một ngày với cùng một người bán.

Mục thứ hai là các khoản bị loại vì bản chất, không vì thiếu giấy. Điều 9 khoản 2 Luật 67/2025 xếp vào nhóm này: khoản tiền phạt do vi phạm hành chính; khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác; tiền lương, tiền công không chi trả thực tế; khoản trích khấu hao tài sản cố định không đúng hoặc vượt mức; phần trích lập dự phòng không đúng hoặc vượt mức; khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế.

Mục thứ ba là quan hệ giữa vốn và chi phí lãi vay. Cùng điều khoản trên xếp lãi vay tương ứng phần vốn điều lệ còn thiếu vào nhóm không được trừ. Đây là mục nối thẳng bảng cân đối với phần thuyết minh về vốn góp.

Sau khi nộp, bộ hồ sơ này còn sống bao lâu?

Báo cáo tài chính năm không phải giấy tờ dùng một lần. Điều 41 khoản 5 điểm b Luật Kế toán số 88/2015/QH13 xếp báo cáo tài chính năm vào nhóm lưu trữ ít nhất 10 năm, cùng với chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ và sổ kế toán.

Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP chi tiết hóa nhóm 10 năm đó. Thời điểm bắt đầu tính là ngày kết thúc kỳ kế toán năm, theo Điều 15 khoản 1. Trước đó, Điều 41 khoản 3 Luật Kế toán quy định tài liệu phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ thuộc về người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, theo Điều 41 khoản 4 Luật Kế toán. Nghĩa là bộ báo cáo tài chính năm nay còn phải trả lời được câu hỏi trong khoảng thời gian dài hơn nhiều so với một kỳ quyết toán.

Về thời hạn nộp báo cáo tài chính năm và hồ sơ quyết toán thuế, bài này không nêu ngày: báo cáo tài chính năm nộp chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo Điều 25 Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp, hiệu lực từ 01/01/2026 thay Thông tư 200/2014/TT-BTC; nơi nhận gồm cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thống kê. Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức trả thu nhập nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính, theo Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP; cá nhân tự quyết toán thì chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 4. Lưu ý căn cứ viện dẫn: Luật Quản lý thuế 108/2025 không còn ấn định trực tiếp các mốc này mà giao Chính phủ quy định, nên dẫn Nghị định 252/2026 chứ không dẫn Điều 44 Luật 38/2019 đã hết hiệu lực. Pháp Tín không nêu mốc này, vì các mốc đang lưu hành cần đối chiếu với khung pháp lý có hiệu lực từ 01/7/2026 trước khi dùng để lập kế hoạch.

Khi nào KHÔNG nên chỉnh số cho bộ báo cáo dễ nhìn hơn?

Có ba tình huống mà việc sửa số ở khâu cuối làm tăng rủi ro thay vì giảm.

Thứ nhất, khi cách làm cho tỉ lệ thuế giá trị gia tăng trên doanh thu đẹp hơn là đưa thêm hóa đơn đầu vào chưa chắc chắn. Hóa đơn lập sau ngày cơ quan thuế thông báo bên bán không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là hóa đơn không hợp pháp theo Điều 4 khoản 1 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, và hệ quả nặng hơn nhiều so với một chỉ số nằm ngoài khoảng trung bình.

Thứ hai, khi việc chỉnh nằm ở khâu lập hóa đơn. Lập thêm hóa đơn thay thế cho các sai sót lẽ ra chỉ cần thông báo cho người mua sẽ đẩy tỉ lệ hóa đơn điều chỉnh, thay thế lên cao, tức là chữa một chỉ số bằng cách làm hỏng một chỉ số khác.

Thứ ba, khi bộ số phản ánh đúng thực tế của một năm khó. Một chỉ số nằm ngoài khoảng trung bình chỉ dẫn tới việc hồ sơ được xem kỹ hơn, và hồ sơ có chứng từ đầy đủ thì việc xem kỹ kết thúc ở đó. Một bộ số được làm cho đẹp mà chứng từ không đỡ được thì tạo ra vấn đề mới.

Ngược lại, có việc nên làm ngay ở khâu này và không cần thuê ai: đối chiếu doanh thu bán cho bên liên kết, kiểm tra khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên đã thanh toán qua ngân hàng chưa, và soát lại phần vốn điều lệ đã góp đủ chưa. Ba việc này kế toán nội bộ làm được trước khi khóa sổ.

Câu hỏi thường gặp

Việc nên đưa vào nếp từ kỳ sau

Bộ số cuối năm là kết quả của mười hai tháng ghi chép, nên phần lớn việc cải thiện nó phải làm trong năm chứ không phải ở tuần cuối. Ba việc dưới đây là ba việc tạo ra khác biệt lớn nhất mà tốn ít công nhất.

Việc thứ nhất là soát khoản chi theo tháng thay vì theo năm: mỗi cuối tháng lọc danh sách khoản chi chưa có chứng từ và xử lý trong tháng đó. Việc thứ hai là theo dõi hai tỉ lệ trong bảng ở trên theo từng quý, để biết chúng đang đi về đâu trước khi khóa sổ. Việc thứ ba là xếp chứng từ theo đúng ba nhóm thời hạn lưu trữ ngay từ lúc phát sinh, thay vì tách lại khi cần tìm.

Anh chị muốn đưa phần kế toán và thuế vào một gói định kỳ theo tháng hoặc theo quý, hoặc muốn Pháp Tín rà bộ báo cáo trước khi nộp cho kỳ này, thì gửi thông tin qua trang liên hệ trên website. Pháp Tín xem bộ số hiện có, chỉ ra các chỉ số đang nằm ngoài khoảng thường gặp và nói rõ chỉ số nào sửa được bằng chứng từ, chỉ số nào là bản chất hoạt động và nên để nguyên.