Chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp: nhóm lỗi hay mắc nhất

Con số 05 triệu đồng là điểm quan trọng nhất của bài này, nên nói ngay từ đầu. Hầu hết bài “23 khoản chi không được trừ” đang xếp hạng trên Google vẫn ghi ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt là hai mươi triệu đồng. Mức đó đã sai cho mọi kỳ tính thuế từ năm 2025.

Anh chị đang xem lại sổ trước kỳ quyết toán, thấy một loạt phiếu chi tiền mặt vài triệu đồng và không rõ khoản nào còn được trừ. Bài này đi theo đúng thứ tự cơ quan thuế đọc: điều kiện được trừ trước, danh sách bị loại sau, rồi tới các nhóm lỗi hay gặp trên sổ doanh nghiệp nhỏ.

Luật thuế thu nhập doanh nghiệp nào đang áp dụng cho kỳ của anh chị

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, hiệu lực 01/10/2025 và áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Luật số 14/2008/QH12 cùng các lần sửa đổi đã hết hiệu lực.

Đây là điều cần xác định trước khi đọc bất cứ danh sách chi phí nào. Một bài viết năm 2023 nói về Luật 14/2008 và Thông tư hướng dẫn của luật đó không còn dùng được cho kỳ quyết toán hiện tại, dù các nhóm chi phí lớn vẫn tương tự.

Thuế suất theo Luật 67/2025: 20% là mức phổ thông, 15% với doanh thu dưới 3 tỷ đồng, 17% với doanh thu từ 3 đến 50 tỷ đồng. Con số này quan trọng vì nó cho biết mỗi đồng chi phí bị loại làm tăng tiền thuế bao nhiêu.

Nghị định 320/2025/NĐ-CP, ban hành và hiệu lực 15/12/2025, hướng dẫn Luật 67/2025 và cũng áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Ngưỡng 05 triệu đồng nằm ở nghị định này.

Ba điều kiện để một khoản chi được trừ

Điều 9 khoản 1 Luật 67/2025 nêu ba điều kiện. Thiếu một điều là khoản chi bị loại toàn bộ, không có cơ chế trừ một phần.

Điều kiện thứ nhất: khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Hai chữ “thực tế” là chỗ cơ quan thuế bám vào nhiều nhất, vì nó cho phép hỏi tới việc khoản chi đó có xảy ra thật hay không.

Điều kiện thứ hai: các khoản chi được trừ khác do Chính phủ quy định. Đây là điều mở, nội dung nằm ở Nghị định 320/2025.

Điều kiện thứ ba: khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ. Điều kiện này gồm hai phần tách rời nhau: có hóa đơn, và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Có hóa đơn mà trả tiền mặt vẫn bị loại, và ngược lại.

Ngưỡng 05 triệu đồng hoạt động thế nào trong thực tế

Điều 9 khoản 1 điểm c Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định khoản chi phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

Bốn tình huống dưới đây là chỗ ngưỡng này gây mất chi phí nhiều nhất trên sổ doanh nghiệp nhỏ.

Ba dòng cuối là các quy tắc kèm theo tại chính điểm c, và chi tiết từng điều kiện cần đối chiếu nguyên văn nghị định trước khi áp cho một hồ sơ thật: điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định ba tình huống. Thứ nhất, mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một nhà cung cấp mà từng lần dưới 05 triệu đồng nhưng nhiều lần trong cùng một ngày có tổng từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được trừ nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho tổng giá trị đó. Thứ hai, doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên và người lao động thanh toán không dùng tiền mặt, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động cũng bằng hình thức không dùng tiền mặt, thì khoản chi vẫn được trừ, với điều kiện việc ủy quyền được quy định trong quy chế tài chính hoặc quyết định của doanh nghiệp. Thứ ba, khoản chi đã ghi nhận vào chi phí nhưng chưa thanh toán vẫn được tính vào chi phí được trừ của kỳ đã ghi nhận; nếu sau đó thanh toán bằng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí tương ứng vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt, chứ không điều chỉnh hồi tố kỳ đã ghi nhận.

Việc cần làm ngay thì đơn giản: đặt lại ngưỡng nội bộ về 05 triệu đồng cho quỹ tiền mặt, và nói lại với người giữ quỹ. Nhiều doanh nghiệp vẫn để trần chi tiền mặt theo mức cũ vì kế toán đọc bài viết chưa cập nhật.

Mười sáu điểm chi không được trừ, đọc theo nhóm

Điều 9 khoản 2 Luật 67/2025 liệt kê các khoản chi không được trừ từ điểm a đến điểm q. Đọc thẳng mười sáu điểm thì khó nhớ, nên xếp theo nhóm.

Hai điểm đáng đọc chậm là điểm h và điểm m.

Điểm h nêu tiền lương, tiền công không chi trả thực tế. Nghĩa là bảng lương có tên, có ký nhận, có hạch toán, nhưng tiền không thật sự ra khỏi doanh nghiệp thì phần đó không được trừ. Cùng điểm này loại luôn tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân và thù lao sáng lập viên không tham gia điều hành trực tiếp.

Điểm m nêu khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế. Đây là điểm rộng nhất và cũng là điểm hay bị dùng khi cơ quan thuế thấy một khoản chi lớn mà không thấy doanh thu nào đi cùng.

Bốn nhóm lỗi hay mắc nhất trên sổ doanh nghiệp nhỏ

Nhóm thứ nhất là chi tiền mặt vượt ngưỡng vì vẫn dùng mức cũ. Đây là nhóm gây thiệt hại lớn nhất và cũng là nhóm dễ chặn nhất, vì chỉ cần đổi cách thanh toán từ hôm nay.

Nhóm thứ hai là chi phí có hóa đơn nhưng không có hồ sơ đi kèm để chứng minh khoản chi là thật và liên quan tới kinh doanh. Hóa đơn một mình không phải bằng chứng đầy đủ khi bị hỏi tới điều kiện thứ nhất tại Điều 9 khoản 1.

Nhóm thứ ba là lương và các khoản theo lương. Bảng lương ghi một con số, tiền chuyển ra một con số khác, hoặc trả tiền mặt không có ký nhận đủ. Phần lệch nằm đúng vào điểm h.

Nhóm thứ tư là các khoản trích. Trích trước chi phí sửa chữa, trích lập dự phòng, khấu hao tài sản cố định vượt mức đều bị loại theo điểm đ, e, g, và những khoản này thường lặp lại nhiều năm nên số bị loại cộng dồn.

Một trường hợp thường gặp: doanh nghiệp giữ đủ hóa đơn, sổ sạch, nhưng quỹ tiền mặt chi nhiều khoản từ 05 đến 10 triệu đồng cho nhà cung cấp quen. Toàn bộ nhóm đó bị loại, dù hàng có thật và hóa đơn có thật.

Phần chi phí bị loại làm số thuế tăng bao nhiêu?

Cơ chế đơn giản và không có chỗ thương lượng. Doanh thu vẫn tính đủ, chi phí bị loại bớt, phần chênh thành thu nhập chịu thuế, rồi nhân với thuế suất.

Với doanh nghiệp áp thuế suất 20%, mỗi 10 triệu đồng chi phí bị loại làm tăng 2 triệu đồng tiền thuế. Với doanh nghiệp doanh thu dưới 3 tỷ đồng áp mức 15%, con số là 1,5 triệu đồng.

Sau tiền thuế còn tiền chậm nộp. Điều 16 khoản 2 điểm a Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 quy định mức tính tiền chậm nộp bằng 0,03% mỗi ngày trên số tiền thuế chậm nộp, tính từ hạn nộp của kỳ đó, không phải từ ngày cơ quan thuế phát hiện.

Nói thẳng để anh chị không kỳ vọng sai: phần lớn khoản bị loại là bị loại đúng luật và không cứu được bằng nghiệp vụ. Việc soát lại sổ chỉ giữ được hai thứ, là phần chi phí có chứng từ còn tìm lại được và phần tiền phạt do chậm nộp hồ sơ.

Khi nào KHÔNG nên tự soát lại chi phí một mình?

Tự soát là việc nên làm khi doanh nghiệp có kế toán nắm hồ sơ, số kỳ ít, và câu hỏi chỉ là đối chiếu ngưỡng thanh toán với sổ quỹ. Thuê người lúc đó là trả tiền cho việc doanh nghiệp đã làm được.

Có ba tình huống mà tự soát dễ dẫn tới kết luận sai. Thứ nhất, khi doanh nghiệp có giao dịch với bên liên kết, vì mức trần lãi vay và các khoản chi liên quan nằm ở nhóm quy định riêng. Thứ hai, khi số bị loại đủ lớn để làm đổi dấu kết quả kinh doanh từ lỗ sang lãi, vì lúc đó phải tính lại cả phần chuyển lỗ các năm. Thứ ba, khi đã nhận quyết định kiểm tra, vì thời hạn đã bắt đầu chạy và thứ tự việc phải làm khác hẳn.

Còn một tình huống nên dừng lại thay vì soát tiếp: khi chứng từ của những năm cũ đã mất và không còn dữ liệu phần mềm. Soát trên sổ trống không cho ra con số nào dùng được, và việc cần làm trước là dựng lại sổ.

Câu hỏi thường gặp

Đọc tiếp theo tình huống của anh chị

Nhóm chi phí bị loại thường không đứng riêng. Nó đi cùng một trong hai chuyện dưới đây, và mỗi chuyện có một bài riêng.

Nếu khoản chi bị đặt câu hỏi vì nhà cung cấp có vấn đề, không phải vì thiếu chứng từ, thì đọc tiếp: Hóa đơn của nhà cung cấp bỏ trốn: chi phí có bị loại không.

Nếu phần lệch nằm ở bảng lương và các khoản theo lương, thì đọc tiếp: Lương, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân, những sai sót khiến doanh nghiệp bị truy thu.