Danh sách doanh nghiệp rủi ro về hóa đơn: tra ở đâu và đọc thế nào?

Anh chị thường tìm cụm từ này vào hai lúc. Lúc thứ nhất là khi có một nhà cung cấp mới chào giá thấp hơn hẳn mặt bằng, và trong bụng thấy hơi lạ. Lúc thứ hai là sau khi cơ quan thuế loại một hóa đơn đã kê khai, và anh chị muốn biết mình còn bao nhiêu hóa đơn nữa cùng loại.

Hai lúc đó dẫn tới hai việc rất khác nhau. Lúc thứ nhất tra mất hai phút và bảo vệ được khoản chi phí. Lúc thứ hai thì việc đã xảy ra, tra chỉ để biết phạm vi thiệt hại. Bài này viết cho lúc thứ nhất.

Danh sách doanh nghiệp rủi ro về hóa đơn thực chất gồm những gì?

Cụm từ này gộp ba thứ khác nhau lại thành một cái tên. Thứ nhất là trạng thái mã số thuế của từng doanh nghiệp, tra công khai được. Thứ hai là danh sách doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, do cơ quan thuế công khai theo từng đợt. Thứ ba là bộ chỉ số rủi ro mà cơ quan thuế dùng nội bộ để chấm điểm, không công khai từng doanh nghiệp.

Chỉ hai thứ đầu tra được từ bên ngoài. Thứ ba thì anh chị không tra được, nhưng biết nó gồm những tiêu chí gì vẫn có ích, vì đó là cách nhìn của cơ quan thuế khi họ xét một hóa đơn.

Một điểm cần rõ ngay: không nằm trong danh sách nào không có nghĩa là an toàn. Một doanh nghiệp mới lập tháng trước, chưa kịp bị xếp vào diện gì cả, vẫn có thể là doanh nghiệp lập ra để bán hóa đơn. Danh sách chỉ bắt được những trường hợp cơ quan thuế đã kết luận.

Tra ở đâu và mỗi nguồn trả lời câu hỏi gì?

Ba nguồn, ba câu hỏi khác nhau. Bảng dưới ghép từng nguồn với câu hỏi mà nó trả lời được, và câu hỏi mà nó không trả lời được.

Giao diện cổng tra cứu thay đổi theo từng đợt nâng cấp, nên tên nút và vị trí ô nhập có thể khác mô tả trên. Nếu nút hoặc ô nhập không khớp mô tả trên thì tra theo nội dung chứ không theo vị trí: cái cần tìm luôn là ô nhập mã số thuế và dòng kết quả ghi trạng thái.

Ba trạng thái cần chú ý khi tra là 03, 06 và 09. Theo Phụ lục I Thông tư 86/2024/TT-BTC, kế thừa tại Thông tư 90/2026/TT-BTC, mã 03 là “NNT ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực MST”, mã 06 là “NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”, mã 09 là “NNT chờ xác minh tình trạng hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”. Trong ba mã, mã 06 là mã ảnh hưởng trực tiếp tới hóa đơn.

Ngày thông báo là ranh giới quyết định hóa đơn của anh chị

Với người mua, câu hỏi đúng không phải “nhà cung cấp có xấu không” mà “hóa đơn của tôi lập trước hay sau ngày cơ quan thuế ra thông báo”. Ngày đó là ranh giới. Trước ranh giới, hóa đơn còn cứu được. Sau ranh giới, hóa đơn không hợp pháp và không có cách nào chứng minh lại.

Hóa đơn lập trước ngày cơ quan thuế xác định bên bán bỏ trốn hoặc bỏ địa chỉ kinh doanh vẫn được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và vẫn được tính vào chi phí, với điều kiện doanh nghiệp mua chứng minh được giao dịch có thật. Nguyên tắc này nằm trong hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Tài chính tại Công văn 11797/BTC-TCT năm 2014. Chứng minh bằng gì thì công văn nêu rõ: hợp đồng, chứng từ thanh toán, phiếu nhập kho, chứng từ xuất bán tiếp.

Hóa đơn lập sau ngày thông báo thì khác hẳn. Đó là hóa đơn không hợp pháp theo Điều 4 khoản 1 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Người mua không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, không được tính chi phí, và bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp theo Điều 28 cùng Nghị định. Ba hậu quả cùng lúc, trên cùng một tờ hóa đơn.

Công văn 11797/BTC-TCT là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, không phải nghị định. Nội dung quản lý doanh nghiệp rủi ro cao về thuế mà công văn này hướng dẫn nay đã được thay bằng khung pháp lý cấp thông tư, mới nhất là Thông tư 94/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 về quản lý tuân thủ và quản lý rủi ro trong quản lý thuế, thay Thông tư 31/2021/TT-BTC. Không tìm thấy văn bản nào tuyên bố bãi bỏ trực tiếp công văn 11797/BTC-TCT, các cơ sở dữ liệu vẫn ghi tình trạng hiệu lực là không xác định, nên cách nói đúng là nội dung đã được thay thế bởi khung mới, không phải công văn đã bị bãi bỏ. Pháp Tín chưa tìm thấy văn bản giai đoạn 2024 đến 2026 thay thế nguyên tắc này.

Hệ quả thực hành: khi nhận hóa đơn, việc cần lưu là bộ hồ sơ chứng minh giao dịch có thật, không phải chỉ tờ hóa đơn. Hợp đồng, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận. Bộ hồ sơ đó là thứ duy nhất dùng được nếu sau này nhà cung cấp bỏ địa chỉ.

Cơ quan thuế nhìn vào dấu hiệu nào?

Bộ chỉ số rủi ro về hóa đơn theo Quyết định 78/QĐ-TCT ngày 02/02/2023 chia làm hai nhóm. Nhóm I là nhóm chỉ cần một dấu hiệu là doanh nghiệp bị chuyển sang dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Nhóm II là nhóm chấm điểm, cộng dồn nhiều dấu hiệu.

Các dấu hiệu nhóm I đáng để anh chị biết, vì phần lớn tra được từ bên ngoài: vốn chủ sở hữu dưới 15 tỷ đồng và không có cơ sở vật chất; thay đổi người đại diện đồng thời chuyển địa điểm; người đại diện bị khởi tố về trốn thuế hoặc mua bán hóa đơn; người đại diện đồng thời là đại diện của một doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ; khôi phục mã số thuế sau thông báo không hoạt động; tạm ngừng rồi hoạt động lại kèm thay đổi người đại diện hoặc trụ sở; chậm nộp hồ sơ khai thuế quá 30 ngày; vốn dưới 15 tỷ đồng nhưng doanh thu trên 10 tỷ đồng và tỷ lệ thuế giá trị gia tăng phải nộp trên doanh thu dưới 1%; doanh thu bán cho bên liên kết trên 50%.

Nhóm II chấm điểm theo các tiêu chí như tỷ lệ tài sản cố định trên vốn thấp, doanh thu tăng đột biến, tỷ lệ hóa đơn hủy hoặc điều chỉnh cao, bị xử phạt nhiều lần trong năm, thành lập nhiều năm không doanh thu rồi chuyển nhượng.

Bộ chỉ số này ban hành năm 2023, thời còn Tổng cục Thuế. Pháp Tín chưa xác minh được nó đã bị thay thế hay chưa, nên anh chị đọc nó như một ví dụ về cách cơ quan thuế nhìn, không phải như quy định đang áp dụng từng chữ.

Hai dấu hiệu trong danh sách trên tra được ngay mà không cần hồ sơ nội bộ: người đại diện đứng tên nhiều công ty, và mã số thuế từng bị thông báo không hoạt động rồi được khôi phục. Cả hai đều đọc ra từ cổng tra cứu và Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tra trước khi ký hợp đồng, không phải sau khi nhận hóa đơn

Đây là ý chính của bài. Việc tra cứu chỉ có giá trị nếu làm trước khi ký, vì sau khi ký thì anh chị đã ở trong quan hệ hợp đồng và hóa đơn đã hoặc sẽ phát sinh.

Có một lý do nữa, nằm ở phía nhà cung cấp. Hóa đơn điện tử có thể bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng trong 11 trường hợp theo Điều 8 khoản 1 Thông tư 91/2026/TT-BTC, gồm chấm dứt hiệu lực mã số thuế, không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, tạm ngừng kinh doanh, bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn, có dấu hiệu trốn thuế. Nếu nhà cung cấp rơi vào một trong các trường hợp đó giữa kỳ hợp đồng, anh chị nhận hàng nhưng không nhận được hóa đơn.

Cách làm gọn cho một hợp đồng mới: tra mã số thuế nhà cung cấp một lần trước khi ký, ghi lại ngày tra và ảnh chụp kết quả. Với hợp đồng kéo dài nhiều tháng, tra lại trước mỗi lần nhận hóa đơn giá trị lớn. Nếu trạng thái chuyển sang 06 hoặc 09, dừng nhận hóa đơn cho tới khi phía kia xử lý xong.

Một trường hợp thường gặp: doanh nghiệp mua hàng đều đặn từ một nhà cung cấp suốt hai năm, không tra lại lần nào vì “làm với nhau lâu rồi”. Nhà cung cấp chuyển trụ sở, không thông báo, bị ra thông báo không hoạt động tại địa chỉ. Các hóa đơn của bốn tháng cuối bị loại, và bên mua chỉ biết khi cơ quan thuế rà tới.

Khi nào không nên tự kết luận chỉ từ danh sách rủi ro?

Kết quả tra là điểm bắt đầu. Pháp Tín thấy có bốn tình huống mà một dòng trạng thái hoặc một cái tên trong danh sách không đủ để quyết định gì.

Thứ nhất, khi trạng thái là 00 nhưng còn nhiều dấu hiệu khác. Mã 00 chỉ nói mã số thuế còn hiệu lực. Nó không nói doanh nghiệp có kho, có nhân sự, có hàng thật hay không. Với hợp đồng giá trị lớn, xem thêm địa chỉ trụ sở, ngày thành lập, người đại diện đứng tên bao nhiêu công ty.

Thứ hai, khi trạng thái là 06 nhưng anh chị cần biết ngày. Cổng tra cứu hiển thị trạng thái hiện tại, không hiển thị lịch sử. Ngày cơ quan thuế ra thông báo là ranh giới phân định hóa đơn hợp pháp hay không, và ngày đó phải lấy từ thông báo của cơ quan thuế quản lý, không có trên cổng.

Thứ ba, khi hóa đơn đã kê khai và anh chị muốn tự quyết định loại nó ra hay giữ lại. Việc này phụ thuộc vào bộ hồ sơ chứng minh giao dịch có thật của từng lô hàng, không phụ thuộc vào một dòng trạng thái. Rà từng hóa đơn kèm hợp đồng và chứng từ thanh toán trước khi điều chỉnh bất cứ tờ khai nào.

Thứ tư, khi doanh nghiệp của chính anh chị bị xếp vào diện rủi ro. Lúc đó câu hỏi không còn là tra ở đâu, mà là dấu hiệu nào đang bị tính và sửa được dấu hiệu nào. Đó là việc rà hồ sơ nội bộ, và một danh sách công khai không trả lời được.

Câu hỏi thường gặp

Bước tiếp theo sau khi tra xong

Kết quả tra vừa rồi rơi vào nhóm nào: nhà cung cấp bình thường, nhà cung cấp đang ở trạng thái 03 hoặc 06, hay chính doanh nghiệp của anh chị đang bị xếp diện rủi ro? Nếu là trường hợp thứ ba, bài cần đọc là: Dấu hiệu nào khiến doanh nghiệp bị đưa vào diện kiểm tra thuế.

Nhận bản tin cập nhật qua Zalo OA Pháp Tín.