Hàng tồn kho lệch sổ sách: rủi ro và cách xử lý

Anh chị vừa đếm kho và thấy số thực tế không giống số trên sổ. Phản ứng đầu tiên của phần lớn doanh nghiệp là hỏi kế toán cách định khoản cho khớp lại. Đó là câu hỏi sai thứ tự.

Bài này giải thích con số lệch nói gì với người đọc sổ, bốn nguyên nhân thật của nó, và thứ tự việc phải làm.

Vì sao lệch tồn kho bị đọc như dấu hiệu chứ không như lỗi ghi chép?

Tồn kho là khoản mục nối doanh thu với chi phí. Hàng vào có hóa đơn mua, hàng ra có hóa đơn bán, phần còn lại là tồn. Ba con số này khớp nhau theo một phương trình đơn giản, nên khi một con số lệch thì hai con số kia bị đặt câu hỏi.

Nếu tồn thực tế ít hơn tồn trên sổ, cách giải thích tự nhiên nhất là hàng đã ra khỏi kho mà chưa được ghi nhận doanh thu. Nghĩa là có hóa đơn chưa xuất, và có thuế chưa khai.

Nếu tồn thực tế nhiều hơn tồn trên sổ, cách giải thích tự nhiên nhất là hàng vào không có hóa đơn mua, hoặc hàng mua đã hạch toán hết vào chi phí trong khi vẫn còn nằm trong kho. Trường hợp thứ hai làm chi phí của kỳ bị đẩy lên và rơi vào phạm vi khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế.

Đó là lý do con số lệch không được nhìn như một lỗi cộng trừ. Nó là điểm bắt đầu của một chuỗi câu hỏi, và doanh nghiệp là bên phải trả lời.

Bốn nguyên nhân thật của một con số lệch

Trước khi lo, cần biết mình đang ở nhóm nào. Bốn nguyên nhân dưới đây có mức độ nghiêm trọng khác nhau rất xa.

Việc phân loại này phải làm trên từng mã hàng, không làm trên số tổng. Số tổng lệch 200 triệu đồng có thể là bốn nhóm cộng lại, và mỗi nhóm xử lý theo một hướng khác.

Một trường hợp thường gặp: doanh nghiệp thương mại bán lẻ cho khách không lấy hóa đơn, xuất hàng thật, thu tiền thật, nhưng chỉ ghi nhận phần khách có yêu cầu hóa đơn. Sau vài năm, phần chênh nằm hết trong tồn kho trên sổ, và kho thật thì trống.

Điều luật cắt vào đâu khi số lệch không giải thích được

Hai điểm tại Điều 9 khoản 2 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 là hai chỗ liên quan trực tiếp.

Điểm m loại khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế. Khi hàng đã hạch toán vào giá vốn mà không có doanh thu bán ra đi kèm, phần đó nằm đúng vào điểm này.

Điểm đ loại phần trích lập không đúng hoặc vượt mức theo quy định của pháp luật về trích lập dự phòng. Nghĩa là dự phòng giảm giá hàng tồn kho không phải một khoản tự đặt: trích không đúng điều kiện thì phần trích bị loại khỏi chi phí được trừ.

Nếu phần lệch có gốc là hàng đã bán mà chưa kê khai, thì vấn đề chuyển từ chi phí sang doanh thu, và số phải nộp gồm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp theo thuế suất 20% phổ thông hoặc 15% và 17% theo doanh thu, cộng tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày theo Điều 16 khoản 2 điểm a Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 tính từ hạn nộp của kỳ đó.

Lệch tồn kho làm hồ sơ dễ bị chọn kiểm tra thế nào?

Việc chọn hồ sơ không diễn ra ngẫu nhiên. Bộ chỉ số rủi ro về hóa đơn ban hành kèm Quyết định 78/QĐ-TCT năm 2023 có nhóm chấm điểm gồm ba tiêu chí liên quan gần tới tồn kho: tỉ lệ tài sản cố định trên vốn thấp, doanh thu tăng đột biến, và tỉ lệ thuế giá trị gia tăng phải nộp trên doanh thu thấp.

Tiêu chí thứ ba là tiêu chí đáng chú ý nhất với doanh nghiệp có tồn kho lớn. Khi hàng vào nhiều mà hàng ra ít, thuế giá trị gia tăng đầu vào lớn còn đầu ra nhỏ, tỉ lệ phải nộp trên doanh thu thấp, và chỉ số đó hiện lên trên dữ liệu mà cơ quan thuế đã có sẵn.

Thông tư 94/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/7/2026 thay Thông tư 31/2021, phân loại người nộp thuế thành 4 mức: tuân thủ tốt, trung bình, thấp, không tuân thủ. Kết quả phân loại được dùng cả cho việc lựa chọn kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế theo kế hoạch và chuyên đề.

Điều 22 khoản 3 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 nêu các trường hợp kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế, gồm hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế, kiểm tra sau hoàn thuế, có dấu hiệu vi phạm pháp luật thuế, lựa chọn theo kế hoạch và chuyên đề, theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, người nộp thuế rủi ro cao khi chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản, cổ phần hóa, theo yêu cầu giải quyết khiếu nại, và hồ sơ miễn giảm không thu thuế.

Thời hạn kiểm tra tại trụ sở là không quá 20 ngày kể từ ngày công bố quyết định, gia hạn 01 lần không quá 20 ngày. Doanh nghiệp có giao dịch liên kết là 40 ngày và gia hạn 40 ngày.

Thứ tự xử lý: kiểm kê trước, phân loại sau, điều chỉnh cuối

Thứ tự dưới đây quan trọng, vì làm ngược thứ tự sẽ tạo ra một con số khớp mà không giải thích được.

Bước 1 và bước 6 gắn với nghĩa vụ lưu trữ. Điều 41 khoản 5 điểm b Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định tài liệu kiểm kê và tài liệu thanh lý, nhượng bán tài sản cố định thuộc nhóm lưu ít nhất 10 năm, cùng nhóm với sổ kế toán và báo cáo tài chính năm.

Bước 6 là bước bài này không đưa ra được điều kiện cụ thể. Cách xử lý hàng tồn kho thiếu hụt, mất mát và điều kiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nằm ngoài phạm vi bài này. Về tổn thất, khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP cho tính vào chi phí được trừ phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác mà không được bồi thường, tính bằng tổng giá trị tổn thất trừ phần được bồi thường của doanh nghiệp bảo hiểm hoặc của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm; cùng khoản này cho tính vào chi phí khoản chi hủy hàng tồn kho bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng lạc hậu mốt, lỗi thời, hết hạn sử dụng, gồm giá vốn hàng hủy sau khi trừ phần đã trích lập dự phòng và chi phí thực hiện việc hủy. Hồ sơ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC gồm biên bản kiểm kê xác định giá trị tổn thất có ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật, bảng kê xuất nhập tồn hàng bị tổn thất, hồ sơ bồi thường bảo hiểm nếu có, hồ sơ xác định trách nhiệm bồi thường nếu có; với hàng hủy thì thêm quyết định hủy, quyết định thành lập hội đồng xử lý và biên bản của hội đồng. Doanh nghiệp tự lập và lưu tại doanh nghiệp, xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu, không gửi kèm hồ sơ khai thuế. Về dự phòng giảm giá hàng tồn kho, Điều 4 Thông tư 48/2019/TT-BTC quy định đối tượng là hàng tồn kho có giá gốc trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính và có hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh giá gốc; mức trích lập bằng lượng hàng tồn kho thực tế nhân với chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Đây là công thức, không phải tỉ lệ phần trăm ấn định.

Nói thẳng một điều để anh chị không kỳ vọng sai: nếu phần lớn số lệch có gốc là hàng đã bán mà chưa kê khai, thì không có bút toán nào xử lý được. Việc làm được là tính đúng số phải nộp và chọn thời điểm nộp có lợi nhất, tức là trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra.

Khi nào KHÔNG nên điều chỉnh sổ cho khớp?

Tự xử lý là việc hợp lý khi phần lệch tập trung ở nhóm ghi chép sai, số mã hàng ít, và còn đủ chứng từ nhập xuất để đối chiếu. Trường hợp đó chỉ cần một đợt kiểm kê nghiêm túc và vài ngày đối chiếu.

Có ba tình huống mà việc điều chỉnh sổ cho số khớp lại là việc làm hại nhiều hơn giúp. Thứ nhất, khi chưa biết nguyên nhân của từng phần lệch, vì một bút toán điều chỉnh không có hồ sơ gốc chỉ chuyển vấn đề từ chỗ dễ thấy sang chỗ khó giải thích. Thứ hai, khi phần lệch có gốc là hàng đã bán chưa kê khai, vì điều chỉnh tồn kho mà không kê khai doanh thu tạo ra một khoản chi phí không tương ứng với doanh thu tính thuế theo Điều 9 khoản 2 điểm m Luật 67/2025. Thứ ba, khi số lệch lớn và trải nhiều năm, vì sửa của năm nay làm lệch số dư đầu kỳ của các năm trước.

Còn một tình huống nên dừng lại: khi đã nhận quyết định kiểm tra tại trụ sở. Từ thời điểm công bố quyết định, mọi thay đổi trên sổ đều nằm trong tầm quan sát, và việc cần làm chuyển sang chuẩn bị hồ sơ giải trình cho số liệu đang có.

Câu hỏi thường gặp

Đọc tiếp theo phần đang lệch

Lệch tồn kho hiếm khi đứng một mình. Nó thường đi cùng một trong hai chuyện dưới đây.

Nếu phần lệch có gốc ở chi phí và chứng từ mua vào, đọc tiếp: Chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nhóm lỗi hay mắc nhất.

Nếu anh chị muốn xử lý cả cụm trước kỳ quyết toán chứ không riêng tồn kho, đọc tiếp: Rà soát trước quyết toán thuế, làm gì trong ba tháng trước khi cơ quan thuế xuống.